Automatyzacja procesów biznesowych wyłania się jako kluczowy element strategii operacyjnej, umożliwiający firmom optymalizację zasobów, redukcję kosztów oraz poprawę jakości usług i produktów. Wdrożenie narzędzi i mechanizmów, które bazować będą na automatyzacji może wydawać się zadaniem złożonym, zwłaszcza dla średnich i dużych przedsiębiorstw, które zarządzają szerokim spektrum procesów biznesowych. Jak się tego podjąć, od czego zacząć i które obszary mogą stać się decydującymi?

Automatyzacja – jakie przynosi korzyści?

Zastosowanie automatyzacji przede wszystkim oszczędza czas i pieniądze. Daje możliwość zajęcia się tym, co naprawdę wymaga twojej uwagi i przyczynia się do zwiększenia dochodu. Mogąc przeznaczyć więcej czasu na to, co jest angażujące, na czym się znasz i co faktycznie przynosi zysk, będziesz czerpać satysfakcję z pracy, a to mocniej cię zmotywuje do jej wykonania. Tak oto aż 73% liderów IT uważa, że ​​automatyzacja pozwala im zaoszczędzić około 50% czasu. Kolejne 51% dodaje również, że automatyzacja może obniżyć całkowite koszty ich pracy o od 10 do 50% (raport IT Leaders Fueling Productivity With Process Automation).

Odpowiednio zaprogramowane „roboty” nie męczą się, popełniają mniej błędów, nie zapominają wysłać maila i nie przekraczają deadline’ów (wg WorkMarket Report 2020 In(Sight) – 78% liderów uważa, że ​​automatyzacja zwiększa ogólną produktywność organizacji). Unikasz więc czynników, które najczęściej przyczyniają się do nieporozumień i konfliktów w firmie. Poprawiają się wówczas relacje na poziomie pracownik-pracodawca. To z kolei zwiększa kreatywne i wykonawcze zdolności zatrudnionych osób.

Poza tym automatyzacja usprawnia komunikację z klientami i przez to poprawia ich doświadczenia. Pomaga więc nie tylko realizować bardziej skuteczne działania marketingowe i sprzedażowe (zwiększając świadomość marki i konwersję), ale także efektywniej skalować biznes.

Automatyzacja procesów – co to?

Na pytanie, czym jest automatyzacja procesów biznesowych, 81% ankietowanych w raporcie “2023 State of Process Orchestration” stwierdziło, że wie, czym to jest. Po podaniu definicji 90% stwierdziło, że ich firma to robi, a połowa (49%) stwierdziła, że ​​z pewnością tak jest.

Na czym więc polega “automatyzacja procesów”? Na zastąpieniu człowieka programowalnymi „robotami” (z użyciem AI lub nie), które mają zająć się czasochłonnymi, powtarzalnymi i żmudnymi działaniami. Oczywiście automatyzacja procesów nie oznacza zwolnienia pracowników — jest to wyłącznie  narzędzie technologiczne do usprawnienia lub przyspieszenia ich działań.

To tak jak z robieniem kawy i sprzątaniem w firmie. Możesz:

  • zatrudnić do tego człowieka – płacić mu wynagrodzenie i składki, 
  • złapać się za głowę, gdy policzysz, ile czasu twoi pracownicy poświęcają na to w ciągu roku,
  • kupić i zaprogramować ekspres i odkurzacz, a następnie cieszyć się dobrze zrobioną kawą, czystą podłogą oraz lepiej wykorzystanym czasem. 

To oczywiście duże uproszczenie, ale dobrze pokazuje, jak automatyzacja pozwala na oszczędzanie zasobów firmy. Od czego więc zacząć?

Automatyzacja procesów – od czego zacząć?

Zacznij od analizy procesów we własnej firmie, ale też… swoich marzeń. Szukaj powtarzających się czynności, takich jak informowanie klientów o etapie zamówienia, włączanie kampanii, rozsyłanie ofert itd. Posłuchaj również uwag zatrudnionych, np. czego im brakuje do terminowego wykonania zadań. Myślisz czasem: „Gdyby tylko nie trzeba było o tym pamiętać lub tego robić (np. zlecać przelewów w terminie)”? Może akurat wymyślono narzędzie, które uzupełnia te braki. Następnie poszukaj dobrego oprogramowania CRM i ERP.

system crm do automatyzacji procesów w firmie

CRM i ERP – wstęp do automatyzacji procesów

50% marketerów chce bezproblemowej łączności z istniejącymi systemami zarządzania treścią, CRM i ERP (Gartner). Czym dokładnie są te systemy? 

System CRM to platforma służąca do zarządzania relacjami z aktualnymi i potencjalnymi klientami. To taki rozbudowany system bazy klientów, który wspiera komunikację z nimi we właściwym momencie i wspomaga promocję firmy. Natomiast ERP to system stworzony do optymalizacji i zarządzania pracą różnych działów w firmie: finansowych, kadrowych i logistycznych czy też produkcji.

Oba systemy mogą być dostępne w jednym oprogramowaniu, ale coraz częściej spotyka się osobne platformy współpracujące ze sobą. Bez względu na to, na jakie narzędzie do automatyzacji się zdecydujesz, upewnij się, że ułatwi pracę, a nie ją utrudni. Zastanów się także, czy łatwo da się je zainstalować w firmie i obsługiwać.

Automatyzacja może przerażać. Jednak jak widać to bardzo dobry kierunek dla współczesnych przedsiębiorstw nastawionych na szybki wzrost. Jeżeli należysz do tej grupy i dostrzegasz w firmie powtarzalne procesy, w których automatyzacja może pomóc, nie wahaj się jej wprowadzić. Możesz zacząć od drobnych zmian, ponieważ w biznesie często to te drobne zmiany stoją za wielkim sukcesem. Pamiętaj, że nie musisz tego robić sam. Na rynku są specjaliści, którzy przeprowadzą audyt, wdrożą odpowiednie automatyzacje, a nawet przeszkolą pracowników.

Artykuł zewnętrzny