Podstawą funkcjonowania w każdej dobrze prosperującej firmie jest umiejętne delegowanie obowiązków. Praca w licznym zespole, w którym każdy pracownik ma swoje własne zadania, ale i kompetencje i umiejętności nie należy do łatwych. Częste nieporozumienia, błędy w komunikacji i personalne spory mogą sparaliżować pracę całego przedsiębiorstwa. Dlatego delegowanie obowiązków w firmie to podstawowa umiejętność, którą powinien posiadać każdy szef. Jak się tego nauczyć i na czym to polega? O tym wszystkim piszemy w naszym poradniku. Zaczynamy!
Delegowanie obowiązków – czym tak właściwie jest?
Delegowanie zadań oznacza powierzenie konkretnych zadań pracownikom. Aby jednak uzyskać oczekiwany rezultat, menedżerowie muszą zrobić to w odpowiedni i przemyślany sposób. Pracownik nabywa nie tylko zadanie do wykonania, ale i współodpowiedzialność i uprawnienia, jakie się z nim wiążą.
Najprościej mówiąc, delegowanie zadań w firmie to metoda podziału pracy. Jej celem jest zwiększenie wydajności pracowników, a także wsparcie w ich rozwoju zawodowym. Wisienką na torcie są efekty tej metody. Są to m.in.: maksymalizacja wydajności, wzrost efektywności, rozwój zawodowy, płynność w wykonywaniu zadań oraz ich terminowość.
Delegowanie obowiązków w firmie, a perspektywa menedżerów
W związku z tym, że dzielenie się zadaniami wymaga zaufania do pracowników, nie wszyscy menedżerowie stosują tę metodę. Pomimo tego, że uprawnienia i współodpowiedzialność jest przekazywana wybranej do tego osobie, to formalnie osoba przekazująca zadania ponosi pełną odpowiedzialność.
Tym sposobem odpowiedzialność stała się zarówno barierą jak i sztuką procesu delegowania zadań. Zatem nie koncentruj swojej uwagi na obawie przed odpowiedzialnością, którą i tak poniesiesz – jest to nieuniknione. Skup się na tym co możesz osiągnąć dzięki powierzaniu obowiązków innym pracownikom. Istotne jest zadanie sobie pytania: w jaki sposób zmieniłoby to moje życie i funkcjonowanie firmy na lepsze?
Zatem należy skupić się na prawidłowym przekazaniu informacji. Jeżeli pracownik rozumie, co ma zrobić, a tym samym zadanie odpowiada jego kwalifikacjom, nie będzie ono trudne. Potrzebny jest jedynie precyzyjny komunikat zawierający podstawowe informacje: zamierzony efekt, termin wykonania i ewentualne kwestie dotyczące zadania.
Obawa przełożonych wynika często z niewiedzy jak dzielić zadania w zespole, a to akurat łatwo zmienić. Przed przystąpieniem do podziału obowiązków, należy się odpowiednio przygotować i do edukować. Menedżer powinien wiedzieć, jaką pracę i uprawnienia może oddelegować. Podobnie w kwestiach kompetencji i umiejętności pracowników.
Jak prawidłowo delegować zadania?
Podział zadań ma służyć odciążeniu menedżerów, jednak nie oznacza to rezygnacji z kontroli czy udzielaniu wsparcia. Wskazane wręcz jest, aby posiadać informacje, na jakim etapie prac są pracownicy, dając im jednak możliwość swobodnego działania. Proces delegowania zadań składa z sześciu kluczowych zakresów:
Zadania do oddelegowania
Pierwszy etap to określenie jakie obszary działań warto powierzyć komuś innemu i jakie są ich poziomy trudności. Najlepiej skupić się na zadaniach prostych, które pochłaniają dużo czasu.
Wybór pracownika
Do zadania musisz przypisać konkretnego pracownika, dlatego zastanów się jak bardzo zadanie jest ważne i czy wymaga podejmowania istotnych, samodzielnych decyzji. Pracownikom o najmniejszym doświadczeniu powierzaj mniej odpowiedzialne i nieskomplikowane obowiązki, adekwatne do ich umiejętności – wrzucenie na głęboką wodę w tym przypadku nie jest dobre, lepiej zacząć od szkolenia aby uniknąć niepotrzebnych błędów, nieporozumień i stresu.
Jeżeli w zespole jest osoba ze zdolnościami przywódczymi, pewna siebie i z odpowiednimi kompetencjami to warto podjąć próbę przekazania jej bardziej odpowiedzialnych zadań, w których będzie mogła podejmować samodzielne decyzje – jednak zalecane jest wdrażanie stopniowe, od niewielkich do obszernych projektów.
Zrobione inaczej
Przy oddelegowywaniu zadań trzeba liczyć się z tym, że każdy pracownik to inne, świeże spojrzenie na sprawę, dlatego nie można oczekiwać, że polecenie będzie wykonane w taki sam sposób w jaki na przykład Ty byś to zrobił. Jeżeli masz uwagi co do poziomu wykonanego zadania, po prostu przekaż swoje spostrzeżenia pracownikowi, aby nakierować go co powinien poprawić i co w przyszłości robić inaczej. Nie zapominaj o pochwałach! Docenienie pracownika za dobrze wykonaną pracę jest kluczowe w procesie delegowania zadań.
Szczegóły zadania – co i jak
Najważniejsze wskazówki niezbędne do prawidłowego zrobienia zadania powinniśmy przekazywać w prostych i zwięzłych zdaniach. Określ wizję, do której pracownik ma dążyć oraz jaki jest cel zadania. Pracownik powinien zostać poinformowany w jakim celu ma podjąć się danego zadania. Kiedy będzie wiedział, po co to robi, będzie bardziej zmotywowany.
Musisz pamiętać aby ustalać podwładnym odpowiedni czas na realizację poleceń – najlepiej do kilku dni przed deadline, abyś w razie czego zdążył w terminie dokonać poprawki. Podczas spotkania z zespołem warto dowiedzieć się czy mają jakieś uwagi bądź nowe pomysły.
Jeżeli nie przemawia do Ciebie tworzenie instrukcji dla pracowników, możesz posłużyć się metodą SMART, która jest niezwykle skuteczną metodą określania celów. Wzorując się na niej cel powinien być:
- Skonkretyzowany
- Mierzalny
- Istotny
- Realny do osiągnięcia
- Określony w czasie
Zawsze należy się upewnić czy pracownik zrozumiał zadanie.
Wyznaczanie zadań – nie metod
Menedżer pełni rolę przywódcy, w jego interesie jest powierzenie zadania i nadzorowanie czy zostało ono zrealizowane, natomiast jaką metodą – powinno zostać już dobrowolnie wybrane przez pracownika. W tym momencie warto również ustalić częstotliwość monitorowania zadań, tak aby na bieżąco mieć kontrolę i jednocześnie przygotować do niej pracowników.
Feedback
Pamiętaj o konkretnym feedback ’u – co jest zrobione dobrze, a co wymaga poprawienia. Zadbaj o konstruktywną, rzeczową i kulturalną opinię. Poproś pracownika aby informował Cię na jakim jest etapie finalizowania zadania.
Feedback – czym jest i dlaczego jest taki ważny?
Feedback służy prawidłowemu wykonaniu zadania w przyszłości, ponieważ jest to konkretna informacja zwrotna, którą przekazuje się w celu wsparcia jednostki lub grupy ludzi w danym procesie. Istotne jest, aby przekazać informacje tak, by odbiorca zachował pozytywny stosunek do nadawcy jak i pracy. Feedback służy wyeliminowaniu błędów powstałych w procesie wykonywania zadania oraz motywowaniu pracownika do działania i rozwijania swoich umiejętności.
W momencie, gdy podwładny wywiąże się ze swojego obowiązku, a nie otrzyma informacji zwrotnej, ma on poczucie dezorientacji. Zadaje sobie pytania: po co to robił? co się z tym stało? czy sprostał zadaniu? Brak feedbacku wpłynie negatywnie na motywację i rozwój pracownika. Zadbaj zatem o prawidłową komunikację w firmie, która jest kluczowa w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Delegowanie obowiązków w firmie: Korzyści
Porozmawiajmy o korzyściach wynikających z powierzania zadań w firmie. Na początek, zdecydowanie należy wspomnieć o wzroście produktywności. Kiedy każdy pracownik wie jakie zadania do niego należą, problem braku terminowości czy pominięcia zostaje wykluczony. Tym samym delegowanie zadań przyśpiesza realizację projektów.
Kiedy menedżer nie musi wykonywać każdego zadania samodzielnie, ma on czas na realizację podstawowych zadań w firmie. Będzie to na przykład zarządzanie budżetem czy opracowywaniem zmian i nowych strategii. Dobranie obowiązków do predyspozycji i umiejętności pracownika, daje firmie zaskakująco dobre efekty. Dzięki takiemu podejściu pracownik nie czuje się być „rzuconym na głęboką wodę”. Robi to, co umie i w czym czuje się pewnie, a w efekcie jego tempo oraz jakość pracy jest znacznie większe.
Precyzyjne oraz zrozumiałe określenie zakresu uprawnień oraz odpowiedzialności wspomaga sumienne wykonywanie zadań oraz wywiązanie się z terminu. W środowisku zawodowym również osobiste zainteresowania odgrywają kluczową rolę. Uwzględnienie ich podczas podziału obowiązków pozytywnie wpływa na relacje, ale również zaangażowanie.
Podział obowiązków jest również korzystny dla samych pracowników, którzy mają poczucie docenienia oraz uwzględnienia podczas procesu podejmowania decyzji. Niektórym pracownikom poczucie współodpowiedzialności za poszczególne etapy realizacji zadań dodaje wręcz skrzydeł i znacząco motywuje do działania. Posiadanie wspólnego celu sprzyja poczuciu przynależności do firmy.
Wyodrębnijmy podstawowe korzyści wynikające ze skutecznego podziału zadań:
- Wzrost efektywności pracowników;
- Odciążenie menedżera, dzięki czemu ma więcej czasu na realizację podstawowych obowiązków;
- Zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników, dzięki uwzględnianiu ich predyspozycji oraz umiejętności;
- Zwiększenie innowacyjności pracowników;
- Poczucie zaufania, a tym samym umocnienie pozytywnej relacji szef-pracownicy;
- Wzmocnienie pracy zespołowej;
- Doszkalanie pracowników, dzięki poznawaniu ich słabych i mocnych stron;
Odpowiedzialność za powierzone zadania
Mimo że oddelegowany do wykonania zadania pracownik ponosi niewielką część współodpowiedzialności, konieczne jest poinformowanie go, że zostanie rozliczony z pracy.
Przede wszystkim musi zdawać sobie sprawę że:
- Powierzone zadanie jest równie istotne jak inne, a w niektórych przypadkach nawet bardziej, o tym jednak powinien poinformować go menedżer;
- Jego efekty działania będą ocenione;
- Za dobrze wykonaną pracę zostanie doceniony/nagrodzony, ale w przeciwnym razie, również zostaną wyciągnięte konsekwencje;
Menedżerowie muszą jednak pamiętać, że w związku ze spoczywającą na nich pełną odpowiedzialnością, to w ich interesie jest kontrolowanie zespołu i nadzorowanie procesu wykonywania zadań. Tym samym, powinni służyć pomocą i być dostępni dla pracowników, gdy tylko będą potrzebowali ich pomocy.
Delegowanie obowiązków w firmie: Podsumowanie
Przełożony nie powinien czuć konkurencji ze strony swoich podwładnych, ponieważ to on sprawuje nad nimi kontrolę i ocenia ich pracę – nigdy odwrotnie. Praktykując przekazywanie części zadań pracownikom, umacnia się tym samym swoją pozycję. W ten sposób wzbudzisz zaufanie, a jednocześnie podkreślisz, że w twojej firmie kompetencje pracowników i ich zaangażowanie w osiąganie celów są doceniane. Deleguj odpowiednio, a sprawy firmy i Twoje będą miały się lepiej.
