W dobie cyfryzacji korzystanie z komunikatorów wideo – na przykład komunikatora Teams – stało się codziennością wielu z nas. Na różnych forach pojawiło się sporo zamieszania wokół spotkań poprzez Teams, ich tworzenia oraz planowania, dlatego przygotowany został artykułu na ten temat. Ujęte w nim zostało również pewne spojrzenie na ich organizację. Zatem, jak zaplanować spotkanie na Teams? Dowiesz się z dalszej części artykułu.
Metody tworzenia spotkań w aplikacji Teams
Zakładając, że rozmowa wideo w aplikacji Teams jest rodzajem spotkania — w końcu można porozmawiać — istnieją 4 podstawowe sposoby na wygenerowanie wideokonferencji. Każdy z nich działa nieco inaczej i ma inne możliwości. Microsoft nie zdołał jeszcze zapewnić odpowiedniej synergii między nimi, choć z pewnością poprawiło się to w ciągu ostatnich kilku miesięcy.
1. Kalendarz w Teams
Ta metoda jest jedną z najłatwiejszych. Utworzenie bądź zaplanowanie spotkania to tylko kwestia użycia kafelka Kalendarz i przycisku + Nowy. Ma ona jednak pewne wady oraz może być uciążliwa z punktu widzenia osoby, która ma na celu organizację imprezy masowej – powiedzmy, do 250 osób. Niestety kreator aplikacji Teams domyślnie nie widzi grup usługi Office 365. Zapraszając wiele osób, które połączymy w grupę, możemy napotkać ten problem. Dzieje się tak głównie dlatego, że narzędzie jest już połączone z asystentem planowania, a korzystanie z grup sprawia, że nie można określić aktualnego stanu dostępności osoby zaproszonej. Jednak ten problem rozwiązać można przy użyciu innej metody.
2. W aplikacji Microsoft Outlook lub Kalendarzu Online
Spotkania Teams można również tworzyć i planować za pomocą Outlooka, a dokładniej w jego kalendarzu. Po uruchomieniu aplikacji należy przejść do kalendarza za pomocą ikony w lewym dolnym rogu.
To najstarsza forma organizowania oraz planowania takich wydarzeń. Zazwyczaj polega na wysłaniu potencjalnym uczestnikom zaproszenia e-mail z linkiem do spotkania (do zatwierdzenia bądź odrzucenia). Każdy, kto ma link – o ile nie ma ograniczeń – może dołączyć do organizowanego wydarzenia. Utworzone przez nas elementy kalendarza zostaną automatycznie zsynchronizowane z serwerem Exchange oraz pojawią się również w Microsoft Teams. Zaletą tego podejścia jest to, że tutaj można wybrać użytkownika zbiorczego, grupę Office 365. Wszyscy członkowie otrzymają zaproszenie i wszyscy zobaczą je w swoich kalendarzach.
Więcej informacji o podobnej tematyce znajdziesz tutaj: Jak zaplanować i podsumować rok w firmie?
3. Spotkanie w kanale
Spotkania w kanale to trzeci sposób generowania spotkań w usłudze Teams. Wydarzenie to ma jednak inny charakter niż pozostałe – jest tymczasowe. Tworzy się go tu i teraz, używając przycisku kamery internetowej na karcie “Ogłoszenia” każdego kanału. Osoby śledzące kanał zostaną powiadomione o rozpoczęciu nowego spotkania. Można do niego dołączyć tylko z kanału. Nie pojawia się w kalendarzu. Jaki jest więc pożytek z tego formularza? Głównie kwestie biznesowe. Gdy na przykład ktoś utknął w korku na lotnisku… musi wziąć udział w nagłym spotkaniu. Dzięki spotkaniu w kanale będzie mógł dołączyć od razu z dowolnego urządzenia.
4. Połączenia wideo
Ostatnia – czwarta – metoda działa w przypadku zwykłych rozmów wideo. Mogą odbywać się w grupach, czyli mogą brać udział więcej niż 2 osoby. Wówczas tworzymy połączenia wideo „tu i teraz”, dodajemy ludzi i to wszystko – gotowe. Funkcje połączeń głosowych i wideorozmów znajdują się w panelu po lewej stronie.
Strategie planowania
W jaki sposób planować spotkania na Teams, żeby nie robić bałaganu, w którym nasi uczestnicy będą mieli problem się odnaleźć. Po pierwsze, musimy zdać sobie sprawę, że domyślna konfiguracja Office 365 / Microsoft 365 zapewnia planowanie spotkań na poziomie użytkownika. W celu utworzenia zbiorczego użytkownika należy utworzyć grupy. Możemy stworzyć spotkanie dla grupy, jednakże w asystencie planowania nie zobaczymy dostępnych terminów dla wszystkich uczestników. Możesz więc tworzyć wydarzenia z ryzykiem generowania ich dla osób, które są już zajęte. W następnej kolejności użytkownik decyduje, do którego spotkania chce dołączyć. Działa dla firm, ale nie dla szkół.
Dowiedz się więcej w tym temacie: Jak zaplanować wydatki w budżecie domowym?
Możemy jednak przyjąć nieco inne podejście. Jeśli Office 365 jest kontrolowany przez grupę osób, potrafi stworzyć zestaw spotkań dla konkretnych osób. Oczywiście będzie to dużo pracy, ale pozwoli skoordynować wysiłki – dotyczy to w szczególności organizacji spotkań wśród studentów.
Planowanie spotkania – kroki
To także może Cię zainteresować: Przeczytaj "Jak zaplanować biuro na home office?", aby dowiedzieć się więcej!
Bezpośrednie planowanie spotkania w programie Microsoft Teams powinno odbyć się w kilku krokach:
- W Microsoft Teams nacisnąć należy klawisze Command/Alt + 4, w celu przejścia do widoku kalendarza, nacisnąć należy klawisze Shift + Tab, aż przejdziesz na przycisk nowe spotkanie , a następnie nacisnąć klawisz Return. Wówczas pojawi się okno dialogowe z miejscem na wpisanie tytułu.
- Nacisnąć klawisz Tab jeden raz, aby przejść do pola rozpoczęcie. Wybrana zostanie dzisiejsza data. Jeśli chcesz zaplanować spotkanie w późniejszym terminie, naciśnij klawisz Strzałka w prawo, w celu przejścia do obszaru nawigacji. Aby potwierdzić zaznaczenie, naciśnij klawisz Return.
- Fokus zostanie wówczas przeniesiony do pola czas rozpoczęcia. Naciśnij klawisz Strzałka w dół lub Strzałka w górę, aby przejść do listy, w celu wybrania godziny, naciśnij klawisz Return.
- Naciskaj klawisz Tab, aż przejdziesz do menu strefy czasowej . Funkcji VoiceOver odczytuje aktualnie wybraną strefę czasową. Jeśli chcesz ją zmienić, naciśnij klawisze Control + opcja + spacja, aby otworzyć menu, użyj klawiszy Strzałka w górę i w dół, aby znaleźć odpowiednią strefę czasową, a następnie naciśnij klawisz Return, aby wybrać.
- Naciskaj klawisz Tab, aż usłyszysz komunikat „wpisz szczegóły dla tego nowego spotkania”, a następnie wpisz zaproszenie na spotkanie. Wpisz imię i nazwisko osoby, którą chcesz zaprosić. Wyszukiwanie jest wykonywane podczas pisania, a pierwszy wynik jest anonsowany po zatrzymywaniu wpisywania. Aby dalej nawigować na liście wyników, użyj klawisza Strzałka w dół. Aby wybrać wynik, naciśnij klawisz Return. Fokus pozostanie w polu, więc możesz je po prostu powtórzyć do momentu dodania wszystkich potrzebnych osób.
Jak sprawnie zaplanować spotkanie na Teams?
Pięć minut przed rozpoczęciem spotkania w Teams w kalendarzu pojawi się przycisk umożliwiający dołączenie. Gdy ktoś dołączy do spotkania, zmieni się kolor wydarzenia, wskazując, że te osoby są online. Planowanie oraz organizacja spotkań w komunikatorze Teams nie jest rzeczą skomplikowaną – wystarczy chociaż jeden raz wykonać tę czynność, a kolejne planowanie będzie już formalnością.
