Zastanawiasz się jak zbudować zespół on-line w firmie? Pandemia diametralnie zmieniła naszą codzienność. Wpłynęła ona również na formę podejmowanych aktywności. Bardzo popularna stała się praca zdalna. Nic w tym dziwnego. W końcu to spore ułatwienie zarówno dla szefa, jak i dla pracownika.
Często pojawia się pytanie, jak zbudować zgrany zespół online. Jest to dość trudne zadanie i z pewnością wymaga od lidera sporo czasu. Warto go jednak poświęcić, ponieważ pozytywne relacje pomiędzy pracownikami to podstawa prawidłowego funkcjonowania firmy. Zatem wykorzystaj możliwości nowoczesnych technologii i stwórz zgrany zespół online. Jeśli zastanawiasz się jak zbudować efektywny zespół on-line – przeczytaj ten artykuł!
Jak zbudować zespół on-line w trybie pracy zdalnej?
W większości przypadków praca zdalna zdaje się świetną alternatywą dla codziennego dojazdu do biura. Jednak już po pewnym czasie wiele osób traci motywację do działania. Dzieje się tak dlatego, że poprzez zaszycie się w domu zatrudnieni czują się niesłyszani i odseparowani od swoich kolegów. Aby tego typu sytuacje nie miały miejsca, ważna jest nagła i skuteczna interwencja lidera. Tylko ona może pomóc w zbudowaniu zespołu w trybie pracy zdalnej. Aby umocnić w pracownikach poczucie przynależności do grupy, warto zorganizować integrację zespołu online.
W jakich branżach można zbudować zespół on-line?
„Jak zbudować zespół on-line w mojej branży? To niewykonalne!”. Często można usłyszeć takie słowa. Ostatni czas bardzo mocno zweryfikował branże pod względem odnalezienia się w przestrzeni internetu. Wiele z nich podeszło do tematu bardzo otwarcie i błyskawicznie zareagowało na zmieniające się realia. Niektóre jednak nie sprostały zadaniu. Które branże kontynuujące swoją działalność w sieci mogą cieszyć się załogą online? Jedną z nich jest handel. Sprzedaż internetowa rozwija się w ekspresowym tempie. W związku z tym stale poszukiwane są nowe ręce do pracy.
Rozproszony zespół bardzo często występuje także w branży reklamowej. Nie jest to jednak radykalna, popandemiczna zmiana. Agencje przeprowadzały spotkania biznesowe za pomocą nowoczesnych narzędzi technologicznych znacznie wcześniej. Zespół online doskonale sprawdza się także w branży ubezpieczeniowej. Przejście agentów na zdalny tryb pracy jest spowodowany w dużej mierze stale rosnącymi wymaganiami klientów. Zawieranie ubezpieczenia przez internet jest dla interesanta znacznie łatwiejszą i szybszą opcją.
Jak rekrutować pracowników do firmy on-line?
Rynek pracy zmienił się nieodwracalnie. Wiele firm przeniosło swoje działania do sieci. W związku z tym przed pracownikami działu HR postawiono nie lada wyzwanie, którym jest zdalne przeprowadzenie procesu rekrutacji. Jak to zrobić? Niezbędne są do tego udogodnienia techniczne, dzięki którym spotkania face to face bez problemu można zamienić na wideokonferencje.
Gdzie rekrutować pracowników?
Na początku warto rozejrzeć się wokół siebie i postawić na rekrutację wewnętrzną. Jeśli jednak nie chcesz wprowadzać zmian w zespole, to opublikuj propozycję pracy w mediach społecznościowych. Dzięki temu Twoja oferta dotrze do szerszego grona odbiorców. Warto też pomyśleć o zatrudnieniu stażysty. Jeśli trafisz na osobę, która sumiennie wywiązuje się ze swoich obowiązków, to sam będziesz mógł wyszkolić ją pod kątem dalszej kariery w Twojej firmie. W ostateczności zamieść ofertę pracy na portalach branżowych. Tutaj jednak musisz liczyć się z koniecznością wdrożenia rozbudowanego procesu weryfikacji nowego kandydata.
Jak przeprowadzić rekrutację on-line?
Rekrutacja zdalna to chleb powszedni w dzisiejszych czasach. Aby proces ten nie był zbyt monotonny, doświadczony HR stara się stale wymyślać coraz to nowsze i bardziej kreatywne zadania dla kandydata. Jednak sprawdzenie umiejętności potencjalnego pracownika to nie wszystko. Warto zadbać też o sprawność przebiegu całego procesu rozmowy rekrutacyjnej. O czym należy pamiętać?
Przede wszystkim powinieneś powiadomić osoby zainteresowane o tym, że rekrutacja będzie miała charakter zdalny. To pozwoli kandydatowi odpowiednio przygotować się do spotkania. Nie zapomnij potwierdzić spotkania za pomocą maila. Najlepiej wyślij wiadomość z linkiem do rozmowy.
Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie rekrutacji online z kandydatem poprzez jedną z ustalonych wcześniej internetowych aplikacji. Dobrze jest zatroszczyć się o odpowiednie warunki do rozmowy i sprawdzić łącze internetowe. Pamiętaj poinformować zainteresowanego o terminie ostatecznej decyzji.
Ogłoś swój werdykt w ustalonym czasie i przystąp do realizacji onboardingu online. Jest to bardzo ważny etap rekrutacji zdalnej. Przeprowadzenie go w prawidłowy sposób pozwoli łatwiej oswoić się pracownikowi z nową sytuacją.
Najczęstsze błędy w internetowych rekrutacjach
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak opisu poszczególnych etapów rekrutacji online. Pominięcie takich informacji uniemożliwia odpowiednie przygotowanie się kandydata do rozmowy kwalifikacyjnej. Nie wie on bowiem, czego tak naprawdę może się spodziewać.
Kolejną gafą jest brak informacji zwrotnej od przyszłego pracodawcy. Takie zachowanie jest niedopuszczalne nawet w przypadku, gdy zainteresowany okazał się nieodpowiednią osobą na dane stanowisko.
Niewłaściwe warunki do przeprowadzenia rozmowy również nie najlepiej o Tobie świadczą. Koniecznie sprawdź łącze internetowe, zrezygnuj z muzyki i zamknij okno. To pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnego hałasu, który może zakłócać przebieg rekrutacji.
Ten artykuł, może być dla Ciebie interesujący: Jak zbudować skuteczny zespół w marketingu sieciowym | Recenzja kursu Kamili Rowińskiej - kliknij by przeczytać całość
Struktura podziału pracy oraz hierarchia w firmie
W każdej firmie powinna być jasno określona struktura podziału pracy, która ma za zadanie ułatwić proces zarządzania projektami. Pomaga ona podzielić obszerniejsze zagadnienia na mniejsze projekty. Taka klasyfikacja zadań umożliwia ustalenie hierarchii w firmie, która z kolei jest niezbędna do jej prawidłowego funkcjonowania. Dlaczego? Pomaga ona uniknąć niepotrzebnego chaosu. Dzięki niej każdy członek zespołu wie, co należy do jego obowiązków.
Rozdziel obowiązki oraz sposoby ich raportowania
Przed przystąpieniem do pracy rozdziel obowiązki między członkami zespołu. Możesz zrobić to na zasadzie harmonogramu. Dzięki temu nie tylko unikniesz chaosu komunikacyjnego, ale także usprawnisz działanie całej ekipy. Nie każ robić zatrudnionym wszystkiego na raz. Ustal priorytety. Wtedy nie będziesz musiał martwić się o to, że Twoich pracowników przytłoczy nadmiar obowiązków. Poproś o każdorazowe raportowanie wykonanych zadań. To zwiększy motywację pracowników do działania.
Narzędzia, dostępy, materiały firmowe
Home office może przynieść znacznie lepsze efekty wtedy, gdy zapewnisz zespołowi dostęp do niezbędnych materiałów i narzędzi firmowych. Takim działaniem pokażesz im, że zależy Ci na tym, aby mieli oni możliwość ciągłego poszerzania swojej wiedzy na dany temat. Sfinansuj warsztaty i szkolenia. Ta inwestycja opłaci się zarówno jednej, jak i drugiej stronie. Wzrost kompetencji pracowników może pozytywnie wpływać na efektywność wykonywanych zadań.
Ustalaj terminy
Podczas oddelegowywania konkretnych zadań pamiętaj o tym, by podać ostateczny termin ich realizacji. Stawiaj realne wymagania. To wywoła zaangażowanie u pracowników, które z pewnością przyspieszy tempo realizacji projektów. Ustalone terminy koniecznie potwierdzaj za pomocą maila. Wtedy będziesz miał pewność, że Twoje oczekiwania zostaną sprecyzowane w przejrzysty sposób.
Kontrola pracowników | Jak mierzyć ich czas pracy?
Przejście niektórych branży na home office spowodowało zmniejszenie początkowego zapału do pracy u wielu osób. Przez to też pojawiło się wypalenie zawodowe, które wpłynęło na obniżenie produktywności zatrudnionych. Wielu pracodawców zastanawia się, jak temu zaradzić. Jest na to sposób! Aby usprawnić funkcjonowanie zespołu, warto wprowadzić w życie ewidencję czasu pracy. Era zapisywania wszystkiego na kartkach już minęła. Teraz można kontrolować efektywność pracowników za pomocą specjalnych aplikacji, nazywanych często time trackingiem.
Zanim zdecydujesz się na takie rozwiązanie, koniecznie powiadom o tym cały zespół. Pomoże to uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Przekonaj pracowników do tego, że jest do świetne rozwiązanie dla obu stron. Tobie posłuży ono do nadzorowania sprawność funkcjonowania zespołu, a pracownikom pozwoli lepiej zarządzać swoim czasem. W jaki sposób? Możliwość wglądu w aplikację pomoże przeanalizować im ilość czasu poświęcanego na konkretne obowiązki.
Aby usprawnić proces mierzenia czasu pracy, korzystaj z narzędzi, które są łatwe w obsłudze. Dzięki temu nie zniechęcisz pracowników już na samym starcie.
Czy można zbudować relacje wśród pracowników przez Internet?
Niektórym zapewne wydaje się, że jest to niemożliwe. Jednak w rzeczywistości jest zupełnie odwrotnie. Pomimo braku bliskości fizycznej można zbudować relacje przez internet. Umożliwiają nam to nowe technologie. To właśnie za ich pomocą możemy wymieniać się opiniami i nieformalnymi informacjami, które niewątpliwie wpływają na zacieśnianie więzi międzyludzkich.
Olbrzymią rolę odgrywa tutaj pozytywna atmosfera. Dlatego też należy pamiętać o tym, by nasze komunikaty były czytelne i serdeczne. W przeciwnym razie pracownicy będą chcieli odseparować się od reszty grupy.
Integracje online a team building
Czym różnią się te dwa pojęcia? Integracja online dąży do zacieśniania więzi między członkami grupy za pomocą zabawy. Z kolei team building jest szerszym zagadnieniem. Polega on na stworzeniu zgranej ekipy, która będzie wykonywała powierzone obowiązki w sposób efektywny. Aby tak się stało, przełożeni muszą zadbać o odpowiednią komunikację oraz prawidłowy podział ról i obowiązków. Więc najprościej rzecz ujmując team building, w przeciwieństwie do integracji, jest procesem, na który składa się nie tylko zabawa, ale również praca.
To może Cię zainteresować: Jak zbudować biznes on-line? Najlepszy kurs Kamili Rowińskiej!
Najlepsze sposoby na integrację online
Integracja jest niezbędnym aspektem budowania zespołu. Ma ona istotne znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy cała załoga przechodzi na home office. Wówczas bardzo często kontakt z zespołem rozproszonym nie jest już tak dobry, jak ten, który towarzyszył nam podczas codziennych spotkań w biurze. Jak wtedy zadbać o pozytywne relacje pracowników? Poniżej przedstawimy kilka skutecznych sposobów na integrację online.
Wirtualna kawa/herbata/posiłek
Jest to jeden z łatwiejszych sposobów na integrację członków zespołu. Wystarczy, że każdy pracownik poświęci choćby 20 minut na rozmowę online. Podejmujcie tematy o charakterze nieformalnym. Rozmawiajcie o tym, co u was nowego i jak się czujecie. Tylko wtedy każdy pracownik może poczuć się choć przez chwilę tak, jakby spędzał przerwę w biurze. Aby dodatkowo umilić ten czas, stwórzcie tradycję codziennego, wspólnego picia kawy, herbaty, czy też spożywania posiłku.
Zespołowe gry integracyjne on-line
Dzięki takiemu rozwiązaniu przemycisz trochę rozrywki do szarej codzienności. W internecie znajdziesz mnóstwo darmowych gier komputerowych, które pozwolą zintegrować zespół. Możesz też skorzystać z bardziej kreatywnych rozwiązań, do których zalicza się na przykład wirtualny escape room.
Kalambury
Zdaje się, że nie ma osoby, która nie wie, na czym polega gra w kalambury. Czy jest to skuteczny przepis na integrację zespołu online? Nie mamy co do tego żadnych wątpliwości! Ta zabawa pozwala na pobudzenie kreatywności i zacieśnianie relacji całego zespołu. Jej specyfika powoduje, że człowiek ma wiele powodów do śmiechu.
Wspólne warsztaty
Jest to dobra zabawa, podczas której każdy może uruchomić swoją kreatywność. Jakie warsztaty zorganizować? Istnieje wiele uniwersalnych scenariuszy tego typu rozrywki. Warto jednak dać od siebie trochę więcej i nawiązać tematyką warsztatów do zainteresowań zatrudnionych osób. W ten sposób zakomunikujesz, że obchodzą Cię pasje Twoich współpracowników.
Wideokonferencje
Czas pandemii spowodował pojawienie się dystansu społecznego. Przez to też osobisty kontakt z drugim człowiekiem stał się mocno ograniczony. Aby temu przeciwdziałać, warto organizować regularne spotkania online ze współpracownikami. Można wykorzystać przeznaczone do tego komunikatory, dzięki którym cały zespół ma możliwość budowania wzajemnych relacji.
To także może Cię zainteresować: Przeczytaj "Jak zbudować markę osobistą w świecie online?", aby dowiedzieć się więcej!
Szkolenia
Udział w takich przedsięwzięciach to nie tylko świetny sposób na integrację rozproszonego zespołu, ale także możliwość poszerzania swoich dotychczasowych umiejętności. Szkolenia mogą mieć zarówno charakter służbowy, jak i hobbystyczny. Wyboru warto dokonać w porozumieniu z pracownikami.
Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników?
Budowanie zaangażowania w zespole rozproszonym wcale nie jest takie łatwe, jak mogłoby się wydawać. Znacznie trudniej jest zadbać o efektywność działań pracowników na odległość. Istnieje jednak kilka sposobów, które mogą Ci w tym pomóc.
Jednym z nich jest ciągłe podkreślanie misji firmy. Ty wiesz, po co wchodzisz z marką na rynek, ale czy wiedzą to Twoi pracobiorcy? Twoim obowiązkiem, jako przełożonego, jest nieustanne akcentowanie celów firmy. Jasne komunikaty z pewnością pomogą zaangażować pracowników do działania.
Kolejną istotną rzeczą jest przekazywanie bieżących informacji. Rób to za pomocą wcześniej wybranych i wdrożonych w życie firmy komunikatorów.
Pamiętaj, aby stale dbać o pozytywne relacje z pracownikami. Zasada jest prosta- im przyjaźniejsza atmosfera panuje w pracy, tym większej produktywności pracowników możesz się spodziewać. Więc zatroszcz o to, by wszyscy członkowie zespołu mieli możliwość bliższego poznania się. Zorganizuj spotkania online, podczas których będziecie mogli przeprowadzać między sobą rozmowy mające nieformalny charakter.
Aby wasza wymiana zdań nie była zbyt monotonna, zaproponuj korzystanie z różnorakich kanałów komunikacji. W tym celu możesz zastosować pocztę e-mail, wideokonferencję, messengera, czy inne, liczne możliwości wirtualnego przekazywania informacji.
Sposoby na motywację pracowników?
Przed każdym liderem grupy stoi mnóstwo wyzwań. Przed szefem zatrudniającym osoby do pracy online tych zagwozdek jest jeszcze więcej. Jedną z nich jest motywowanie zatrudnionych osób. Dlatego też, aby ułatwić Ci to zadanie, wyróżniliśmy kilka sposobów, które w pozytywny sposób wpłyną na produktywność pracowników na home office.
Postaw na feedback. Dbaj o to, by Twój zespół na bieżąco otrzymywał informacje zwrotne. Jeśli pracownik musi coś poprawić- komunikuj to w sposób konstruktywny. Dbaj o dopasowanie sposobu porozumiewania się do waszego stylu pracy.
Podziel projekt na mniejsze zadania. Dlaczego? Natłok obowiązków może przytłoczyć Twoich pracowników. Jak do tego nie dopuścić? Wypunktuj wszystkie obowiązki.
Wielu ludzi pragnących awansu doceni możliwość wzięcia udziału w szkoleniach. Dlatego zainwestuj w rozwój pracobiorców. Pokaż zatrudnionym, że traktujesz ich potrzebę rozwoju całkiem serio.
Zapewnij godne warunki oraz benefity. Podstawą jest zapewnienie pracownikom niezbędnego sprzętu do pracy online. Jeśli chodzi z kolei o najskuteczniejszą metodę motywacji, to bezapelacyjnie jest nią premia pieniężna. Nie masz takich możliwości finansowych? Zadbaj o prywatną opiekę medyczną, czy pakiety sportowe. To także okazuje się bardzo przydatne w życiu codziennym.
Jak efektywnie zbudować zespół on-line w firmie? (podsumowanie)
Już wiesz, jak efektywnie zbudować zespół on-line? Istnieje mnóstwo sposobów na to, by efektywnie zbudować zespół online w firmie. To, który z nich wybierzesz, zależy tylko od Ciebie. Jedno jest pewne. Wprowadzenie w życie firmy któregokolwiek z nich jest gwarantem skutecznego wywiązywania się z obowiązków. Bo przecież zgrany zespół może osiągnąć znacznie więcej, prawda?
Jeśli zdecydujesz się na którąś z powyższych metod, to pamiętaj, że masz możliwość zmodyfikowania jej zgodnie ze swoim uznaniem, bo przecież każda ekipa jest inna.
