To, jaka jest efektywność pracy zależy od wielu czynników. Duże, a często niedocenione znaczenie dla tej efektywności ma organizacja swojego miejsca pracy. Poniżej znajdują się praktyczne oraz sprawdzone wskazówki, które warto zastosować od zaraz, aby miejsce pracy było właściwie zorganizowane. Dobra organizacja miejsca pracy zapewni efektywność oraz większe skupienie.
1. Dbanie o czystość na biurku
Biurko powinno być puste. Na jego blacie nie powinno się znajdować nic, poza dokumentami, które związane są z zadaniem, nad którym aktualnie się pracuje, oczywiście poza nimi narzędzia potrzebne do pracy – komputer czy też właściwe oświetlenie. Istotne jest to, aby na biurku nie znajdowały się rzeczy zbędne, które zaśmiecają te przestrzeń i przytłaczają osobę pracującą.
2. Korzystanie z kuwet na dokumenty
Wszelkie przychodzące dokumenty w formie fizycznej mają znaleźć się w kuwecie specjalnie dla nich przeznaczonej. Dzięki temu wiadomo, że dokumenty są zawsze w jednym miejscu. Najlepiej, aby kuweta na dokumenty przychodzące była na wyciągnięcie ręki, ale poza biurkiem.
3. Sortowanie oraz segregacja dokumentów
Przychodzące dokumenty warto dzielić na kategorie takie jak dokumenty pilne oraz te, które mogą poczekać. W obrębie kuwet znajdować się mogą również przydatne formularze oraz czyste kartki.
4. Organizacja przestrzeni miejsca pracy
Warto podzielić swoją część biura na trzy strefy:
- Strefa 'pod ręką’
- Strefa 'w zasięgu ręki’
- Strefa 'poza zasięgiem’
Organizacja stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymogami ergonomii powinna być dobrze znana pracodawcy, ale jego intencją, a nawet obowiązkiem, jest przekazanie tej wiedzy własnym pracownikom. Stanowiska pracy w biurze muszą być wyposażone i dostosowane do jednostki, o czym mówią zasady ergonomii, jednak praktyka stosowania wszystkich metod bardzo procentuje na jakość pracy zespołu.
5. Właściwe oświetlenie biurka
Ergonomiczne stanowisko pracy to przede wszystkim takie, które jest odpowiednio jasne, najlepiej jeżeli doświetlane jest światłem naturalnym. Ten rodzaj światła korzystnie wpływa na jakość pracy, gdyż w naturalny sposób oddaje energię pochodzącą ze słońca. Dobór źródeł jest sprawą indywidualną, jednak coraz częściej stosowanymi rozwiązaniami są światła LED-owe, które pobierają mniej energii elektrycznej od klasycznych żarówek.
6. Wygodne krzesło biurowe
Zgodnie z zasadami ergonomii krzesło, które jest nieodłącznym elementem wyposażenia miejsca pracy musi spełniać normy, które znacząco wpływają na pozycję siedzącą, w jakiej pracownik spędza większość czasu podczas wykonywania obowiązków. Krzesło biurowe musi mieć zatem możliwość regulacji, dostosowującej wysokość do wzrostu użytkownika, oraz zapewniające odpowiedni kąt i podparcie rąk przy biurku tj. kąt prosty lub lekko rozwarty.
7. Ustawienie monitora
Ergonomia miejsca pracy uściśla odległość, w jakiej ten powinien się znajdować. Ustawienie ekranu nie powinno przekraczać 60-70 cm, ale z zasady im większa przekątna monitora, tym lepiej, aby był dalej od zasięgu wzroku. Ważne jest także, aby ekran był ustawiony na wprost, nie wymuszając skrętów ani schylania głowy.
Jak organizacja miejsca pracy wspomaga działanie?
Ergonomiczne stanowisko pracy biurowej ma wpływ na komfort oraz bezpieczeństwa pracownika, a to z kolei oddziałuje na jego koncentrację. Organizacja pracy w biurze łączy w sobie wiele wytycznych, które poza walorami estetycznymi, mają służyć zdrowiu pracowników. Wymuszone pozycje ciała, w których przychodzi spędzać wiele godzin, negatywnie skutkują na jakość funkcjonowania układu kostnego, ale i nerwowego.
