Często znalezienie właściwego systemu planowania w zespole stanowi klucz do sukcesu. Zanim jednak rozpocznie się planowanie, najpierw konieczne jest podsumowanie tego, co działo się w mijającym roku. To będzie punkt wyjścia do przeprowadzenia analizy oraz wyznaczenia kierunku dla kolejnych dwunastu miesięcy. Jak więc zaplanować i podsumować rok w firmie?
Dlaczego powinno się planować?
Czy można osiągnąć swoje cele w inny sposób niż poprzez ich dokładne rozpisanie oraz realizację? Dzięki planowaniu nie zdajemy przedsiębiorstwa na przypadek. Nie warto czekać, aż ktoś przyjdzie i powie, co zrobić, skoro można to zrobić. Planowanie pozwala również przewidzieć, jakie przeszkody napotkane zostaną po drodze. Gdy przyjdzie czas na działanie, będzie wiadomo, jak reagować na daną sytuację, w jakiej kolejności rozwiązywać problemy i nie stracić czasu na nieskuteczne, często chaotyczne działanie.
Co i dlaczego warto zaplanować w firmie?
Są 3 obszary, które warto rozplanować w perspektywie rocznej. Są to budżet, dni wolne i kluczowe projekty – czyli takie, które w największym stopniu przybliżą do realizacji wizji.
Jeśli ciekawi Cię ta tematyka, to tutaj mamy inny artykuł w tej tematyce: Jak zaplanować wydatki w budżecie domowym?
Dni wolne i urlop
Warto już na początku roku rozplanować wszystkie dni wolne oraz dni urlopowe w przedsiębiorstwie. Pozwoli to dobrze opracować plan długofalowych działań.
Kluczowe projekty
W oparciu o cele i wizję na najbliższy rok, warto wyznaczyć kilka najważniejszych projektów do realizacji na przestrzeni 12 miesięcy.
Na przestrzeni roku należy wyznaczyć sobie 4 duże cele, które następnie zmienione zostaną na projekty.
Jeśli ciekawi Cię ten temat, to tutaj mamy drugi artykuł o podobnej tematyce: Jak zaplanować spotkanie na Teams?
Jak zaplanować rok i podsumować rok w firmie?
Wskazując jedną rzecz, która okazuje się przełomowa dla efektywności, jest to właśnie 12-tygodniowy rok. Autorami tego sposobu planowania i zarządzania sobą w czasie są Brian P. Moran i Michael Lennington, a wywodzi się on ze świata sportu. Na czym polega?
Zamiast rozciągać realizację celów na 12 miesięcy, warto wdrożyć działanie w 12-tygodniowych cyklach. Daje to możliwość zachowania wysokiego poziomu motywacji, działania dynamicznego i z koncentracją na wyznaczonych priorytetach. Wygląda to dokładnie odwrotnie niż w przypadku na przykład klasycznych postanowień noworocznych!
Zobacz także: Jak zaplanować biuro na home office?
Jak zamieniać cele na projekty?
Stosując 12-tygodniowy rok, nie ma szans na odwlekanie oraz pracowanie nad wytyczonymi celami w dużym skupieniu. Dlatego właśnie warto wyznaczyć tylko 3-4 takie główne cele rocznie, a potem każdy z nich przydzielać do konkretnego „roku”. W kolejnym etapie rozbija się je na konkretne działania. Zadać warto pytanie samemu sobie: co musi się wydarzyć, żeby zrealizować ten cel? I warto utworzyć listę zadań tak długo, aż nie będzie można wymyślić mniejszego kroku. Czasami wychodzi ich kilkanaście, czasami kilkadziesiąt. Przy dużych projektach – nawet kilkaset. Dzięki temu nie trzeba się potem zastanawiać, co robić, bo ma się gotową checklistę.
Planowanie i podsumowanie roku w firmie – czy to proste?
Jak zaplanować i podsumować rok w firmie? Należy oczywiście pamiętać o celach długo i krótko terminowych. Oczywiście nie każdy cel zmieści się w tak krótkim czasie – na niektóre będzie trzeba poświęcić kilka „lat”. W takim przypadku po drodze ustawić należy sobie kamienie milowe, czyli cele pośrednie i postępowanie zgodnie ze schematem. Proste? Proste!
