Auguste Rodin powiedział „Nic nie jest stratą czasu, jeśli mądrze wykorzystać to doświadczenie”. To może być prawda, ale rzeczywistość jest taka, że Twój czas jest rzadkim zasobem, który należy pielęgnować. Umiejętności efektywnego zarządzania czasem to znacznie więcej niż koncepcja poprawy produktywności. Zarządzanie sobą w czasie – poznaj 10 największych mitów i kłamstw o organizacji swojego czasu!
Mit nr 1 „Wszystko to kwestia organizacji”
Dzięki dobremu zarządzaniu sobą w czasie jesteśmy w stanie wykonać więcej rzeczy. Często słyszymy „wszystko to kwestia organizacji..”. Bardzo popularne przeświadczenie w grupie osób zorganizowanych, jednakże niestety szkodliwe. Wynika to z faktu, że nie jesteśmy w stanie wykonać WSZYSTKIEGO jednocześnie. Multitasking, czyli robienie wielu rzeczy naraz ma swoich zwolenników. Jednakże coraz częściej uwagę przykuwają badania naukowe, które jednoznacznie mówią, że multitasking nie ma nic wspólnego z produktywnością. Nie jest możliwe, zatem być wszędzie, robić wszystko i mieć wszystko jednocześnie. Takie działania powodują obniżenie wydajności organizmu.
Zarządzanie sobą w czasie | Wykonuj jedno zadanie na raz
Koncentruj się na jednym zadaniu na raz. W ten sposób wykonywana praca będzie wyższej, jakości. Oczywiście będzie to trwało znacznie dłużej niż oczekujesz, ale masz pewność i gwarancję, że wykonane przez Ciebie zadania będą dopięte w 100%
Mit nr 2 „Czas to pieniądz!”
Stare porzekadło, które daje przeświadczenie, iż czas jest bardzo cenny. Zwłaszcza dla osób pracujących, które rozliczane są za przepracowane godziny. Im więcej będą pracować, tym wyższe wynagrodzenie w miesiącu otrzymają. I w druga stronę:, jeśli chcą więcej zarobić to będą musieli dłużej pracować. Podsumowując to myślenie, owszem pieniędzy będzie więcej, ale niestety kosztem czasu, którego niestety nie da się odzyskać. Dlatego też analizując ten mit warto zauważyć, iż to czas jest cenniejszy niż pieniądze.
Zarządzanie sobą w czasie | Zasada Pareto 80/20
Zapoznaj się z zasadą Pareto 20/80, gdzie 20% czasu przeznaczanego na pracę daje 80% dochodów. Wykorzystaj swój czas w pracy efektywnie i produktywnie, by nie musieć robić tzw. nadliczbówek a móc nadal dostawać godziwe wynagrodzenie.
Mit nr 3 „Jest jedna, uniwersalna zasada zarządzania czasem”
Jest takie przeświadczenie w dobie technologii informacyjnej, że gdzieś tam jest planer albo jakaś aplikacja, która pomoże nam się zorganizować. I nie ma tutaj miejsca na to, aby samemu wgłębić się w temat zarządzania czasem. Gdzieś ktoś powiedział i my na JUŻ szukamy ów magicznego „czegoś”, co pomoże w zarządzaniu czasem. W końcu, jeśli w dobie wspomnianej technologii wiele reklamowanych produktów i specyfików jest nam podawanych jak na srebrnej tacy a nasze problemy, kłopoty są szybko rozwiązywane, to, czemu nie ten problem?
Zarządzanie sobą w czasie | Małe, stopniowe zmiany
Naprawdę nie ma jednej magicznej kuli, która pozwoliłaby efektywniej zarządzać czasem. Najlepszym sposobem na usprawnienie zarządzania czasem dla siebie i swojego zespołu jest wprowadzanie małych, stopniowych zmian. Zacznij od celów krótkoterminowych: przećwicz dodawanie czasu pracy do swojego kalendarza, zarezerwuj jeden dzień w tygodniu na oddzwonienie lub nieistotne e-maile, a nawet zarezerwuj wolną godzinę na spotkania w ostatniej chwili na każde popołudnie. W ciągu kilku tygodni zobaczysz, jakie zmiany działają najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu podczas ich wdrażania. Następnie odpowiednio dostosuj.
Mit nr 4 „Odkładanie na później jest złe”
Wiele osób uważa, że przesuwanie w czasie realizację pewnych zadań jest nieodpowiednie. Jednakże nie zapomnijmy, że jesteśmy tylko ludźmi i mając naprawdę wiele rzeczy na głowie, będziemy zmuszeni odłożyć pewne sprawy na później albo nawet zrezygnować z niektórych. W oczach przełożonych będzie to odbierane negatywnie, wśród współpracowników również, bowiem nie można odkładać zadań na inny czas! Zarządzanie sobą w czasie jest trudne, gdy lista obowiązków zaczyna się piętrzyć.
Zarządzanie sobą w czasie | Planuj działania
Zacznij planować działania, dzieląc je na te łatwe i możliwe do realizowania do tych, na które potrzeba więcej poświęcić czasu i energii, a także skupienia. Mając już na tym etapie rozeznanie będziesz w stanie nadać zadaniom priorytety, które nie pozwolą na odkładanie istotnych spraw w czasie.
Mit nr 5 „Nieumiejętność zarządzania sobą w czasie przez rozpraszacze”
E- maile, rozmowy telefoniczne, spotkania, powiadomienia: to niepodważalne elementy dzisiejszego świata pracy. Nawet nazywanie ich „rozpraszaczami” minimalizuje znaczenie tego rodzaju pracy zespołowej. Zamiast tego pomyślmy o nich, jako o „obowiązkach”. Zdolność do reagowania na czas współpracownikom, bycia pod ręką w przypadku interakcji osobistych lub okazjonalnego ponownego uruchamiania harmonogramu jest ważna w przypadku każdej pracy. Efektywne zarządzanie czasem oznacza, że możesz zarządzać swoim harmonogramem wystarczająco dobrze, aby być elastycznym i elastycznym, bez całkowitego zbaczania z innych priorytetów.
Zarządzanie sobą w czasie | Popraw koncentrację
Jeśli chcesz przejąć kontrolę nad swoim dniem i jak najlepiej wykonywać swoją pracę, musisz wiedzieć, jak zminimalizować rozproszenie i zarządzaj przerwami efektywnie. Na przykład wyłącz czat przez komunikator, gdy musisz się skoncentrować, i daj innym znać, jeśli zbyt często Cię rozpraszają. Powinieneś także dowiedzieć się, jak poprawić swoją koncentrację, nawet, jeśli masz do czynienia z rozproszeniem uwagi.
Mit nr 6 „Wystarczy chcieć”
To jeden z tych mitów, który ma najbardziej motywować do działania. A gdy już czujemy tę inspirację to rosną skrzydła, posiadamy więcej energii i mamy wrażenie, że możemy osiągnąć więcej niż nam się początkowo wydawało. Niemniej jednak wystarczą chwile zwątpienia i słabości, aby chęci do działania równie szybko się ulotniły, tak jak się pojawiły.
Zarządzanie sobą w czasie | Samodyscyplina
Tutaj pierwsze skrzypce będzie grało samodyscyplina. Jeśli spojrzymy na osoby, które zdobywają złota olimpijskie, to mamy świadomość, że ten krążek jest zwieńczony ich samozaparciem, nakręceniem do działania. Bo przecież bez działania nie ma rezultatów. A wiadomo, że działanie to nie chęci a właśnie systematyczność podejmowanych prób i starań.
Mit nr 7 „Musisz zrobić więcej w krótkim czasie”
Nie możesz być lepszy w zarządzaniu czasem, jeśli nie znasz celu końcowego. Wielu z nas jest zdezorientowanych. Uważamy, że lepsze zarządzanie czasem oznacza wciśnięcie większej liczby zadań w nasze i tak już napięte harmonogramy. Łatwo jest pomylić efektywność ze skutecznością. Liczba zadań, przez które przechodzisz, jest mniej ważna niż wyniki, które tworzą. Nie jesteśmy maszynami, ale staramy się pracować jak oni. Pakujemy nasze harmonogramy zajęciami non-stop do samego końca dnia pracy. Potem zastanawiamy się, dlaczego czujemy się tak bezproduktywni, wyczerpani i zestresowani. Wtedy czujesz się źle, że nie trzymasz się nierozsądnego harmonogramu!
Zarządzanie sobą w czasie | Ustal priorytety
Zamiast mieć obsesję na punkcie przyspieszania lub dodawania nowych zadań, ustal priorytety. Zrób listę wszystkich zadań, które potencjalnie możesz przestać wykonywać (lub zrobić ich znacznie mniej), a mimo to osiągnąć oczekiwane rezultaty. Następnie stwórz kolejną ze wszystkim, co pozostało — z podstawami, których nie możesz ignorować. Prawdopodobnie otrzymasz od trzech do pięciu „niezbędnych rzeczy”. Twoje podstawowe umiejętności są kluczowe bez względu na branżę. Im więcej czasu możesz poświęcić na pracę nad tymi rzeczami, a im mniej na wszystko inne, tym większy wpływ zrobisz.
Mit nr 8 „Musisz trzymać się jednego zadania, dopóki nie zostanie ukończone”
Twoim pomysłem na doskonałe zarządzanie czasem może być wyeliminowanie jednego zadania, niezatrzymywanie się do jego zakończenia, a następnie bezproblemowe przechodzenie do następnego. Jednak nie musi tak być. Podczas gdy wielozadaniowość jest ogólnie złym pomysłem, praca nad jednym zadaniem przez jakiś czas, ale nieukończenie go przed przejściem na coś innego jest całkowicie słusznym sposobem na załatwienie sprawy. Wiele zależy od wykonywanego zadania. Niektóre projekty lepiej nadają się do wykończenia za jednym razem jak rozmowa telefoniczna lub szkic artykułu na blogu. W przypadku innych możesz być bardziej skuteczny, pozostawiając czas między różnymi etapami projektu na przemyślenie i zastanowienie się, zanim do niego wrócisz.
Zarządzanie sobą w czasie | Pracuj w wyznaczonych porcjach czasu
Zamiast zmuszać się do trzymania się jednego zadania aż do jego ukończenia, możesz spróbować pracować w wyznaczonych porcjach czasu. Projektujesz stronę internetową na przykład na dwie godziny przed obiadem. Potem możesz zrobić trochę marketingu i wrócić do projektu później tego popołudnia. Jedna rzecz, o której należy pamiętać: za każdym razem, gdy zmieniasz zadania, Twój mózg potrzebuje kilku minut, aby w pełni zaangażować się w nową pracę. Więc chociaż niektóre zmiany są w porządku, najlepiej z umiarem.
Mit nr 9 ” Musisz użyć listy rzeczy do zrobienia”
Jaka jest jedna z pierwszych rzeczy, które słyszysz o nauce lepszego zarządzania czasem? Zrób listę rzeczy do zrobienia! To zalecenie, filar poradników, brzmi dość proste, ale jest błędne. . Listy rzeczy do zrobienia może i działają, – ale tylko dla niektórych osób. Dla reszty z nas mogą nawet wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Mogą być również demotywujące, jeśli nie odhaczyliśmy wszystkich punktów z listy. Listy rzeczy do zrobienia stwarzają również pokusę, by skoncentrować się na mniej wymagających zadaniach, tylko po to, by usunąć je z listy. O wiele łatwiej jest odhaczyć kilka małych przedmiotów, cieszyć się i oszukiwać się, myśląc, że jesteś bardziej produktywny niż w rzeczywistości.
Zarządzanie sobą w czasie | Zmniejsz liczbę dziennych zadań
Przestań tworzyć nowe listy! Zamiast tego możesz spróbować zaplanować zadania, które mają się pojawiać w określonych porach dnia. Jeśli już chcesz korzystać z list rzeczy do zrobienia, ograniczenie do czterech lub pięciu elementów zwiększy Twoją produktywność. Przejdziesz przez najważniejsze rzeczy, ponieważ musi się ciąć z tak małą listą. I czujesz się mniej rozczarowany, gdy patrzysz na swoją listę pod koniec dnia i nie widzisz 30 nierozwiązanych pozycji.
Mit nr 10” To jedyny mit zarządzania sobą w czasie, który rządzi nimi wszystkimi!
Jeśli się nad tym zastanowić, termin „zarządzanie czasem” nie ma sensu. Każdy z nas ma tyle samo czasu w każdym tygodniu. Przechodzi w tym samym tempie dla wszystkich – bez względu na to, czy je marnujesz, czy mądrze z niego korzystasz. Dlatego obsesja na punkcie zarządzania czasem jest trochę jak obsesja Don Kichota na punkcie potyczek z wiatrakami. To minie bez względu na to, co zrobimy; jest poza naszą kontrolą.
Zarządzanie sobą w czasie | Poznaj siebie
Czas przestać mieć obsesję na punkcie zarządzania każdą małą sekundą. Co by było, gdybyśmy skupili się na tym i skierowali go na obszary, które możemy kontrolować? Zamiast martwić się o zarządzanie czasem, możemy lepiej zarządzać sobą. Możemy być zdrowi, podejmować działania ograniczające stres i poprawiać nasze środowisko pracy. Większość z nas ma również godziny szczytowej wydajności – określone pory dnia, w których wykonujemy najwięcej pracy. Możesz znacznie zwiększyć swoją produktywność, dopasowując te czasy do najważniejszych zadań. Niektórzy z nas są rannymi ptaszkami, inni wolą pracować do późna. Niektórzy prosperują zgodnie z ustalonymi harmonogramami; inni unikają ich jak zarazy. Powinniśmy używać czasu zgodnie z samym sobą!
Zarządzanie sobą w czasie | Zacznij działać!
Zarządzanie sobą w czasie to sztuka, którą warto opanować. Istnieje wiele zasad, rodzajów i najlepszych praktyk dotyczących efektywnego zarządzania czasem. Nie daj się nabrać na to, że istnieje najlepszy sposób na zarządzanie czasem. Znajdź to, co Ci odpowiada i opanuj tę sztukę najlepiej jak możesz. Więcej artykułów znajdziesz na naszej stronie!
