Zarządzanie sobą w czasie to dla wielu osób bardzo istotny temat do zgłębienia. Czas to jedyny zasób, którego nie da się uzupełnić, ale można efektywnie zarządzać sobą w czasie. Jest to praktyczna umiejętność, pozwalająca nam na bardziej efektywne podejście do obowiązków. Dzięki odpowiednim zarządzania sobą w czasie na koniec dnia będziesz mógł powiedzieć „Zrobiłem dziś w pracy wszystko, co zaplanowałem poprzedniego dnia. A jutro będzie jeszcze lepiej!”
Aby ta wizja stała się rzeczywistością, warto poznać sposoby na efektywne techniki. Jak więc zarządzać sobą w czasie, by nie stracić dnia?
Zarządzanie sobą w czasie? A co to w ogóle jest?
Zacznijmy od określenia, czym jest umiejętność zarządzania sobą w czasie. Jest to umiejętność planowania zadań i wyznaczania krótkoterminowych celów w pracy. Pojęcie to zastąpiło „zarządzanie czasem”, bo przecież czasem nie da się zarządzać.
Każda doba to 24 godziny – wystarczającą ilość czasu, abyśmy mogli zrealizować to, co sobie zaplanowaliśmy. Nasze nawyki: zła organizacja czy kiepska efektywność osobista, powodują, że czas przecieka nam przez palce.
Kwadrat Eisenhowera i jak go używać
Kiedy chcemy uporządkować swoje sprawy, warto skorzystać z odpowiedniego narzędzia. Jest nim Kwadrat Eisenhowera, znany też jako „macierz Eisenhowera”. Mówiąc w skrócie, tworzymy listę zadań na i przyporządkowujemy je do odpowiednich ćwiartek. Dzięki temu będziemy wiedzieć które zadanie jest do załatwienia natychmiast, a które można odłożyć na później bez wpływu na naszą efektywność osobistą.
Jeśli ciekawi Cię ta tematyka, to tutaj mamy inny artykuł w tej tematyce: Jak ograniczać zagrożenia które niesie ze sobą rozwój technologii?
Pierwsza ćwiartka (muszę wykonać).
To sprawy, dla których musimy znaleźć czas w pierwszej kolejności np. zapłacenie rachunków, wizyta u lekarza, przygotowanie prezentacji. Do tej kategorii zaliczają się też sytuacje nagłe – zwykle są to zdarzenia incydentalne, jednak jeśli zaczynają pojawiać się regularnie, należy zadać sobie pytanie z czego to może wynikać: czy to błędy w planowaniu, błędy na etapie szkolenia, czy może ktoś nas bezczelnie wykorzystuje?
Druga ćwiartka (chcę wykonać)
To zadania istotne, które możemy zaplanować w określonym czasie. Są to kwestie, które mają wpływ na naszą karierę, ale też związek z życiem prywatnym: opracowanie planów firmy, czy relaks na łonie natury. Ponieważ mają niższy priorytet, niż kategoria pierwsza, często przekładamy je „na potem”. Wynik jest łatwy do przewidzenia: zadania te nagle awansują do kategorii pierwszej, „alarmowej”, stają się zadaniami „na wczoraj” i rozwalają nasz plan dnia w drobny mak. Dlatego w przypadku zarządzania sprawami z tej kategorii bardzo ważne jest wyznaczanie terminów.
Trzecia ćwiartka (powinienem wykonać)
To zadania pilne i konieczne, ale nieistotne z punktu widzenia szerszych planów. Zwykle to zadania, które ludzie zlecają innym, i przez to często odbierane są jako powinność. Oczywiście, delegowanie pewnych zadań zespołowi m nie zawsze jest możliwe, ale jeśli możesz skorzystać z tego- zrób to.
Czwarta ćwiartka („pożeracze czasu”)
Są to rzeczy, które nie są ani kluczowe, ani pilne i nie są związane z realizacją aktualnych celów. Rzeczy nieistotne, niekoniecznie pilne: surfowanie po necie, proste gry komputerowe i tym podobne. Zazwyczaj są one ucieczką od innych, bardziej wymagających działań – stąd poczucie marnowania czasu.
Zobacz także: Zarządzanie czasem w firmie | Jak dobrze planować?
Złote zasady przypisywania zadań?
Zarządzanie sobą w czasie a porządkowanie priorytetów
O ile przyporządkowanie zapłaty rachunków, czy szkolenia w pracy raczej nie powinno sprawić trudności, o tyle można mieć wątpliwości, czy rozwijanie pasji zaliczymy do czasu relaksu, czy do IV ćwiartki? Czy skupić się na zdobywaniu nowych umiejętności, czy raczej poświęcić ten czas dla klientów? Często zdarza się, że II ćwiartka ,,urasta” do wielkich rozmiarów, bo uznamy, że niektóre zadania, choć nie są pilne, to jest z jakiegoś powodu, są równie ważne dla realizacji celów. Wyjściem jest właściwe filtrowanie obowiązków i założenie pewnego zapasu czasu na te czynności, które mogą nieco się przedłuży. Należy przy tym pamiętać o work – life balance. Nie chcemy przecież spędzać w pracy całego życia.
Reguła 60:40
Warto wspomnieć w tym miejscu o regule 60:40 – nie należy planować całego czasu! Zaplanujmy tylko 60% czasu, pozostałe 40% pozostawiając na okoliczności, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. W praktyce oznacza to, że pracując np. osiem godzin dziennie, powinniśmy planować pięć godzin, zachowując sobie do dyspozycji możliwości zarządzania pozostałą częścią.
Jeśli ciekawi Cię ta tematyka, to tutaj mamy inny artykuł w tej tematyce: Zarządzanie sobą w czasie | 10 mitów i kłamstw!
Skup się na istotnych rzeczach
Przy realizacji planu powinniśmy skoncentrować się na rzeczach ważnych, wtedy zadania z IV ćwiartki same znikną – nie będziemy na nie tracić czasu. W działaniu najwięcej uwagi powinniśmy poświęcać sprawom w I ćwiartce, dzięki czemu minimalizujemy ryzyko zatorów do zrobienia pod presją czasu. Trochę uwagi trzeba poświęcić II ćwiartce, rozsądnemu zarządzaniu projektami i kolejnością zadań i unikaniu kryzysów, zanim w ogóle powstaną.
Takie podejście świetnie koresponduje z kwestią aktywności: jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie proaktywne, polegające na podejmowanie inicjatywy i poszukiwanie nowych pól działania. Jego przeciwieństwem jest planowanie reaktywne, które skupia się na reagowaniu na już powstałe sytuacje. Praca wymaga wprowadzenia obu metod, jednak skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu aktywnym.
Zarządzanie sobą w czasie | Aplikacje
Jeśli chciałbyś lepiej organizować swój dzień, tydzień, miesiąc, rok, warto pomyśleć o aplikacjach. Jest wiele bezpłatnych aplikacji, w których możesz planować oraz zarządzać swoimi zadaniami. Do takich aplikacji należą m.in. Todoist, Trello czy Kalendarz Google. Wiele z nich występuje również w wersji na telefon. To świetne narzędzia, aby porządkować swój dzień!
Zarządzanie sobą w czasie | Kilka słów na koniec
Aby dobrze wykorzystać zarządzanie sobą w czasie, nie potrzeba wielkiego wysiłku. Owszem, konieczna będzie szczypta samoorganizacji, nieco konsekwencji i umiejętność wyznaczania sobie priorytetów. Przyda się też kilka praktycznych rad z artykułu, który własnie przeczytałeś. Mając je w pamięci musisz tylko nauczyć się wyznaczać priorytety i stworzyć elastyczny plan na dany dzień – a potem zacząć go konsekwentnie realizować. Pamiętaj: dobre zarządzanie sobą w czasie to przede wszystkim świadome i planowe budowanie dobrych nawyków.
