Zarządzanie czasem w firmie | Jak dobrze planować?

Zarządzanie czasem w firmie jest kluczowe, aby osiągać zamierzone efekty. W celu uporządkowania swojego czasu warto rozpocząć od poznania samego siebie. Każdy z nas jest inny oraz ma swoje wymagania i preferencje. Niektórzy chętnie idą do pracy z samego rana, inni wolą pracować wieczorem. Niektórzy z nas są bardziej produktywni po pełnym treningu na świeżym powietrzu, a inni po krótkiej drzemce. Mimo rozmaitych tendencji nie zawsze jesteśmy w stanie dostosować nasze obowiązki do tych tendencji. Większość z nas ma zaplanowane godziny pracy. Jak więc zarządzać czasem, aby być bardziej produktywnym, zorganizowanym oraz mieć możliwość realizacji wyznaczonych celów? 

Zarządzanie czasem w firmie

Pod tym hasłem kryje się planowanie oraz systematyczna realizację zaplanowanych zadań, które przyczyniają się do osiągnięcia założonych celów. Oczywiście w pierwszej kolejności powinniśmy zacząć od dobrze zrekrutowanego i zorganizowanego zespołu. Według L. J. Seiwerta zarządzanie czasem to „konsekwentne, celowe stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy, które ułatwiają zarządzanie sobą i otoczeniem oraz racjonalne i optymalne wykorzystanie dostępnego czasu”.

Zadania w organizacjach w sporym stopniu są narzucone przez pracodawcę. W przypadku prowadzenia własnej działalności – można samemu sobie je określać. Na wykonanie danego zadania składają się różne procesy, które należy realizować:

• Wyznaczanie celów – pierwszy etap realizacji zadania. Wyróżnia się w nim działania, które są niezbędne do wykonania zadania.
• Planowanie – stworzenie planu czasowego na wykonanie poszczególnych zadań określonych w pierwszym etapie.
• Podejmowanie decyzji – podjęcie decyzji dotyczących działań priorytetowych, ich kolejności oraz rodzaju.
• Realizacja – składa się na nią realizacja wcześniej określonych i zaplanowanych działań.
• Monitorowanie – jeden z ważniejszych etapów, polegający na kontroli osiągniętych celów oraz sprawdzeniu poprawności wykonania zadań.

Ważne jest, aby poszczególne zadania podzielić na etapy. Dzięki nim możliwe będzie wykonywanie zadań rzetelnie, aby osiągnąć oczekiwane, satysfakcjonujące rezultaty. Warto pamiętać, że przygotowanie serii etapów do takiego zadania zajmie więcej czasu.
Kontrolowanie wyznaczonych zadań ma ogromny wpływ na zarządzanie czasem w firmie.

Techniki i metody zarządzania czasem

Zasada Pareto 80/20

Reguła 80/20 jest jedną z najbardziej przydatnych technik w zarządzaniu czasem, ponieważ rządzi się nią prawie każda dziedzina. Na przykład 20% produktów firmy daje 80% zysków, 20% informacji decyduje o 80% decyzji, a 20% kierowców powoduje 80% wypadków.

W związku z tym, w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników, czyli spośród dziesięciu zadań do zrobienia, tylko wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu spraw.

Wyznaczanie priorytetów metodą ABC

Metoda ABC opiera się na wcześniej omówionej zasadzie Pareto 80/20 i jest przeznaczona do podziału zadań według priorytetów. Na ten podział składają się trzy etapy:

• Pierwszy: Przygotowanie spisu wszystkich zadań do wykonania,
• Drugi: Ustalenie zadań według ważności i przydzielenie ich do odpowiedniej kategorii:

1. kategoria A: najważniejsze zadania; stanowią one 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności,

2. kategoria B: ważne zadania, jednak nie najważniejsze, które stanowią 20% wszystkich zadań; ich znaczenie dla osiągnięcia celu jest równe 20%,

3. kategoria C: mało ważne zadania, które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.

• Trzeci: Ostatnim etapem jest planowanie dnia/tygodnia/miesiąca tak, aby najpierw wyznaczyć zadania z kategorii A, następnie z B i na końcu z kategorii C.

Warto mieć na uwadze, że zadania mogą zmienić swoją kategorię, w zależności od sytuacji, w jakiej znajdziemy się my lub przedsiębiorstwo.

Metoda ALPEN

Metoda ALPEN jest jednym z prostszych narzędzi do wykorzystania w krótkoterminowych (zazwyczaj jednodniowych) zadaniach do wykonania. Nazwa technologii jest akronimem pochodzącym od niemieckich słów Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen trefen i Nachkontrolle. Każde z tych słów odpowiada jednej fazie planu.

A – Zadania – określenie zadań, jakie są do wykonania danego dnia, a następnie ich zapis;

L – Szacowanie długości – po stworzeniu listy zadań należy skonkretyzować czas potrzebny na realizację określonych obowiązków;

P – Przerwy i pauzy – na tym etapie uwzględnia się wszelkie przerwy w pracy, łącznie ze spotkaniami biznesowymi;

E – Priorytety – określenie zadań priorytetowych; tutaj ustala się także zadania do ewentualnego oddelegowania; później następuje proces działania;

N – Kontrola – analizowanie i podsumowanie efektywności i zarządzania czasem w konkretnym dniu.

Narzędzia zarządzania czasem

W dzisiejszym, zabieganym świecie, często ciężko jest zapamiętać wszystko co ma się do wykonania. Gdy zadania nie zostaną odpowiednio rozplanowane w czasie, niestety zapanować może dezorganizacja. W związku z tym, wśród narzędzi, które skutecznie pomagają w zarządzaniu czasem znajdują się:

• Planner/Kalendarz – najbardziej podstawowe narzędzie do zarządzania czasem. Sami decydujemy, w jaki sposób przygotujemy rozkład strony, czy jak pogrupujemy zadania. Dobrym rozwiązaniem w grupowaniu zadań jest używanie różnych kolorów długopisów czy podkreślaczy.
• Kalendarz Google – narzędzie z wieloma możliwościami. W tej opcji sami wybieramy, w jaki sposób rozplanujemy swój dzień i w jaki sposób zaznaczamy określone punkty. Przede wszystkim Kalendarz Google daje nam możliwość wprowadzenia przypomnień, na przykład na godzinę, kwadrans lub dzień przed określonym, ważnym dla nas wydarzeniem. Dzięki korzystaniu z różnego rodzaju opcji Kalendarza Google można planować swój czas efektywnie i nie obawiać się, że zapomnimy.
• Trello – intuicyjne narzędzie do organizacji pracy indywidualnej i zespołowej. To przede wszystkim wirtualna tablica Kanban, na której możesz umieszczać karty z zadaniami. Ma też wiele innych przydatnych funkcji.
• Podio – jest to narzędzie do m.in. zarządzania projektami, ale dobrze się sprawdza też do przygotowania Twojego harmonogramu. Podio bazuje na zasadzie „Każdy powinien wiedzieć co ma robić i za co jest odpowiedzialny”. Chodzi przede wszystkim o to, by wszystko było jasne i klarowne, przy minimalnym udziale hierarchii i struktury w organizacji.

Zarządzanie czasem w firmie, czyli jak więc dobrze planować i realizować swoje?

Zarządzanie czasem pozwala osiągać lepsze wyniki i cele, jakie są wyznaczone. Pamiętać należy, że zarządzanie czasem opłaca się nie tylko zawodowo, ale także w życiu prywatnym. Pozwoli to poświęcić czas na priorytety i wygospodarować wolny czas na rozrywki. Czas jest zasobem nieodnawialnym i nie można go przechowywać. Czas nie jest na sprzedaż, nie da się go też pomnożyć. Płynie nieustannie i nieodwracalnie. Dla każdego są 24 godziny na dobę, czas nie zależy od nas, więc nie warto nim dobrze zarządzać. Warto więc zmienić nasze zachowanie wobec niego.